Ośrodek Kultury im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Środzie Wielkopolskiej Biuletyn Informacji Publicznej

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 24/2020 z dnia 31 grudnia 2020

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, KTÓRYCH WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 130.000,00 zł NETTO

§1

Zakres regulacji

Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy z dnia 11.09.2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019) - dalej PZP, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1.

§2

Słowniczek

Ilekroć w Regulaminie mowa o:

1. wartości zamówienia – należy przez to rozumień całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością;
2. dostawach – należy przez to rozumieć nabywanie produktów, którymi są rzeczy ruchome, energia, woda oraz prawa majątkowe, jeżeli mogą być przedmiotem obrotu, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu z opcją lub bez opcji zakupu, które może obejmować dodatkowo rozmieszczenie lub instalację;
3. robotach budowlanych – należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, określonych w załączniku II do dyrektywy 2014/24/UE, w załączniku I do dyrektywy 2014/25/UE oraz objętych działem 45 załącznika I do rozporządzenia (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz.Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 1, z późn. zm.6)), lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego;
4. usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, które nie są robotami budowlanymi lub dostawami
5. najkorzystniejszej ofercie – należy przez to rozumień ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia albo ofertę z najniższą ceną;
6. wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
7. zamawiającym – należy przez to rozumieć Ośrodek Kultury im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Środzie Wielkopolskiej
8. dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Ośrodka Kultury im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Środzie Wielkopolskiej
9. zamówieniach – należy przez to rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług;
10. regulaminie – należy przez to rozumień niniejszy regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej kwoty 130.000,00 złotych;

§3

Zasady udzielania zamówień

1. Regulamin określa wewnętrzną organizację postępowania w sprawach udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi lub roboty budowlane, realizowanych przez Ośrodek Kultury im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Środzie Wielkopolskiej
2. Do udzielania powyższych zamówień należy stosować postanowienia niniejszego regulaminu.
3. Wydatkowanie środków powinno być dokonywane z zachowaniem zasad:
1. uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, proporcjonalności i przejrzystości,
2. racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.
4. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm.
5. Za przestrzeganie regulaminu odpowiedzialni są Dyrektor Ośrodka Kultury im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Środzie Wielkopolskiej oraz inni pracownicy jednostki oraz pozostałe osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.
6. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie niniejszego regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.
7. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia jest jawne.
8. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia prowadzi się w języku polskim.
9. Zaleca się by przy przygotowywaniu i prowadzeniu postępowań korzystać w możliwie najszerszym zakresie ze środków komunikacji elektronicznej.
10. Procedury udzielenia zamówień publicznych obejmują:

1. zamówienia o wartości nie przekraczającej 10.000,00 zł netto
2. zamówienia o wartości równej lub wyższej 10.000,00 zł netto, ale mniejszej niż 50.000,00 zł netto,
3. zamówienia o wartości równej lub wyższej 50.000,00 zł netto i mniejszej niż 130.000,00 zł netto.

§4

Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia

1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia jednostka szacuje, z należytą starannością, wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia:
1. czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych,
2. czy zaplanowano środki na realizację planowanego wydatku, 
3. czy grupa wydatków jest uwzględniona w planie zamówień.
2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług wyrażone w złotych. Nie dopuszczalne jest zaokrąglanie obliczonych wartości.
3. Ustalona wartość szacunkowa jest ważna dla dostaw i usług przez 3 miesiące oraz dla robót budowanych przez 6 miesięcy od daty ustalenia.
4. Szacunkową wartość zamówienia ustala się, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:
1. analizy cen rynkowych,
2. analizy wydatków poniesionych na zamówienia danego rodzaju w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia,
3. analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez Zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia.
5. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi.
6. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:
1. zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców,
2. odpowiedzi cenowe wykonawców,
3. wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),
4. kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia.
7. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Pzp.
8. Wzór notatki z szacowania wartości zamówienia załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
9. Jeżeli wartość oferty najkorzystniejszej przekracza wysokość środków przeznaczonych na realizacji zamówienia, prowadzący postępowanie informuje o tym fakcie Głównego Księgowego, który w zależności od możliwości finansowych Zamawiającego, może zwiększyć środki finansowe na ten cel.
10. W przypadku gdy wartość netto oferty jest równa lub przekracza równowartość kwoty 130 000,00 zł netto postępowanie o udzielenie zamówienia nie może zakończyć się wyborem oferty. W takim przypadku należy zastosować przepisy Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019).

§5

Zamówienia o wartości nie przekraczającej 10.000,00 zł netto.

1. Do zamówień wskazanych w ust. 10 pkt 1 nie stosuje się przepisów Pzp oraz postanowień niniejszego regulaminu przy równoczesnym obowiązku stosowania reguł wynikających z ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych.
2. Zamawiający może przeprowadzić rozeznanie rynku o którym mowa w § 6 pkt. 2 niniejszego Regulaminu.
3. Udokumentowaniem zamówienia jest rachunek/faktura opatrzona pieczątką oraz podpisem osoby upoważnionej.

§6

Zamówienia o wartości równej lub wyższej 10.000,00 zł netto, ale mniejszej niż 50.000,00 zł netto

1. Przed udzieleniem zamówienia należy dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego.
2. Analiza rynku polega w szczególności na przeprowadzeniu zapytania ofertowego - zebraniu ofert (np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, zaproszenia do składania ofert publikowanego na stronie Biuletynu Informacji Publicznej, czy też zapytania wysłanego w systemie informatycznym dedykowanym do obsługi zakupów) od potencjalnych wykonawców. W przypadku, gdy analiza rynku polega na kierowaniu zaproszenia do określonych przez Zamawiającego wykonawców, do składnia ofert zaprasza się wykonawców świadczących w ramach prowadzonej działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia. Zaproszenie kieruje się do takiej liczby wykonawców (co najmniej dwóch), która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty. Wzór zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
3. Każdorazowo należy sporządzać notatkę z dokonywanych czynności, w której udokumentowany zostanie fakt przeprowadzenia analizy rynku. Do notatki należy dołączyć oferty wykonawców. Notatka powinna również zawierać informację dotyczącą szacunkowej wartości zamówienia oraz podaniem terminu (daty) i miejsca sporządzenia notatki i przeprowadzenia szacunku. Wzór notatki służbowej z prowadzonej analizy rynku stanowi załącznik nr 1.
4. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:
1. opis przedmiotu zamówienia,
2. opis kryteriów wyboru wykonawcy,
3. warunki udziału w postępowaniu (jeżeli Zamawiający przewiduje) i realizacji zamówienia,
4. termin i sposób złożenia oferty/wniosku przez wykonawcę.
5. Kryteriami wyboru wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności: jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób kierowanych do realizacji zamówienia o ile mogą mieć znaczący wpływ na jakość nabywanego świadczenia, koszty eksploatacji, serwis, termin wykonania zamówienia,
6. Po wyborze najkorzystniejszej oferty i skompletowaniu dokumentów wymaganych dla danej procedury zamówienie jest udzielane bądź przez osoby dysponujące właściwymi pełnomocnictwami do zaciągania w imieniu Zamawiającego zobowiązań z tytułu zakupu wyrobów lub usług, bądź notatka z analizy rynku jest kierowana w celu zatwierdzenia i realizacji zamówienia do Dyrektora lub innej osoby upoważnionej do podejmowania decyzji w imieniu Dyrektora.
7. W przypadku usług wykonywanych przez osoby nieprowadzące działalności gospodarczej podstawą udzielenia zamówienia jest umowa o dzieło bądź umowa zlecenie.
8. Udokumentowaniem zamówienia jest umowa/rachunek/faktura opatrzona pieczątką oraz podpisem osoby upoważnionej.

§7

Zamówienia o wartości równej lub wyższej 50.000,00 zł netto, ale mniejszej niż 130.000,00 zł netto.

1. Przed udzieleniem zamówienia należy dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego.
2. Analiza rynku polega w szczególności na przeprowadzeniu zapytania ofertowego - zebraniu ofert, które co do zasady polega na przekazaniu potencjalnym wykonawcom informacji o zamiarze udzielenia zamówienia poprzez publikację informacji o zamówieniu na stronie Biuletynu Informacji Publicznej bądź skorzystanie z platformy zakupowej2.
3. W pozostałym zakresie odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy § 3 niniejszych Zasad.

*Zastosować w przypadku posiadania platformy zakupowej 5

§ 8

Wyłączenia

Postanowień niniejszego Regulaminu nie stosuje się do zamówień, których przedmiotem są:

1. usługi arbitrażowe, pojednawcze oraz prawne;
2. dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, a także z zakresu działalności archiwalnej związanej z gromadzeniem materiałów archiwalnych, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności;
3. dostawy lub usługi z zakresu działalności oświatowej związanej z gromadzeniem w bibliotekach szkolnych podręczników, materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych, o których mowa w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2019 r. poz. 1481 i 1818), jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności;
4. dostawy: 
1. artykułów spożywczych na potrzeby bieżącego funkcjonowania reprezentacji Ośrodka Kultur, 
2. artykułów gospodarczych i środków czystości służących bieżącemu funkcjonowaniu Ośrodka Kultur, 
3. artykułów promocyjnych związanych z promowaniem Ośrodka Kultur, 
4. materiałów niezbędnych do bieżących napraw i drobnych remontów budynków i innych obiektów Ośrodka Kultur, 
5. elementów wyposażenia i wystroju pomieszczeń biurowych Ośrodka Kultury, 
6. publikacji prasowych i książkowych, 
7. odzieży roboczej i wyposażenia stanowisk pracy z zakresu BHP.
5. usługi: 
1. szkoleniowe, 
2. lekarskie,
3. ogłoszenia i publikacje prasowe, 
4. tłumaczenia tekstów, 
5. gastronomiczne na potrzeby bieżącego funkcjonowania Ośrodka Kultury, 
6. związane z okresowymi przeglądami technicznymi budynków i wyposażenia oraz niezbędną konserwacją, 
7. związane z promocją, 
8. brakowaniem dokumentacji archiwalnej;
6. usługi, dostawy, roboty budowlane, które służą przeciwdziałaniu, lub zwalczaniu stanów nadzwyczajnych, lub wynikających z działania siły wyższej, tj. pożarów powodzi, ataków terrorystycznych, wojen, klęsk żywiołowych, zagrożeń epidemiologicznych, a także innych zdarzeń, o charakterze zewnętrznym, na które zamawiający nie ma wpływu i których nie mógł uniknąć bądź przewidzieć przy dołożeniu należytej staranności.
7. zamówienia, których przedmiot zważywszy na ochronę praw wyłącznych może być uzyskany tylko od jednego wykonawcy lub ze względu na wystąpienie innej przyczyny i okoliczności ekonomicznej, gospodarczej lub społecznej powodującej, że zamówienie może zrealizować tylko jeden Wykonawca - w takich sytuacjach do wniosku o udzielenie zamówienia wg Załącznika Nr 1 musi zostać dołączone stosowne uzasadnienie 
   

Każdorazowo Dyrektor może odstąpić od stosowania niniejszego regulaminu, jeżeli okoliczności udzielenia zamówienia za tym przemawiają.